業務引き継ぎの方法とポイントは？失敗しないためのコツ

業務引き継ぎをスムーズに進めるためのポイントには、次のようなものがあります。

会社内における業務というのは多くの場合、その業務単体で完結するわけではなく、他の業務とのつながりがあります。例えば、Webポータルサイト事業を展開している会社のSE（システムエンジニア）だった場合、普段は仕様書や運用マニュアルに基づいて既存サイトの運用対応を行う作業がメインとなります。しかし、新たに機能追加や改修対応をする必要が出た際には、プロジェクトマネージャーやプログラマはもちろん、サービス企画担当者、Webデザイナー、マークアップエンジニアなどWebサイトのフロントやサービス内容の視点も考慮しながら、仕事を進める必要が出てくることもあります。

このように業務の全体像を明確にしておくと、後任担当者の業務理解が深まります。これにより、引き継ぎ後に業務フローが変更になるなどしても、効率的に対応することができるようになります。

業務や作業にかかわりのある社内外の関係者の名前や連絡先は、必ず記載しておくことをおすすめします。「不明点の指示を誰に仰げばいいのか」や「作成したデータなどを誰に送信すればいいのか」などが明確になります。また、その仕事のやり方について、ある程度知識を持っている人の名前も記載しておくと、後任担当者はより仕事をしやすくなります。疑問点が出た際でも質問しやすい環境が整うため、仕事が滞ってしまうリスクを少しでも減らすことができるでしょう。

仕事に慣れていると手順を記憶しているため、マニュアルなどを用意しなくても仕事を進めることができるようになります。引き継ぎ書を作成する場合も、つい同じような感覚で作ってしまいがちですが、自分にとっては当たり前のことでも、初めてその仕事を担当する人にとっては未知の領域である場合もたくさんあります。引き継ぎ資料を作成する場合は、初めて見る人でも最後まで仕事を回すことができるくらいに、丁寧な手順を作成するようにしましょう。

もし引き継ぎまでに時間がある場合は、作業手順を記したマニュアルを作っても良いでしょう。画面キャプチャや図などを用いて、視覚的に分かりやすいマニュアルを作っておけば、自分が引き継ぎをする際に役立つことはもちろんのこと、今後引き継ぎされていく場合にも役立ててもらえることができるでしょう。

時間がない場合などは、一方的に引き継ぎの説明をして終わらせてしまうことも少なくありません。しかし、引き継ぎをされる側としては、一方的に話をされてしまっても引き継ぎの内容はしっかりと理解できないでしょう。説明の合間に、質問や意見などはないかなど相手の立場に立った説明を心がけましょう。

引き継ぎをする場合は、引き継ぎ書やマニュアルなどはデータで残すようにしましょう。口頭だけの引き継ぎになってしまうと、業務の全体像は伝わるとしても、作業手順までは引き継げません。相手がメモをとっていたとしても、書き間違えるリスクもあります。しっかりとデータに記録して残すことで、後から誰が見ても分かりやすい引き継ぎ資料となるでしょう。

業務引き継ぎを行う際には、まずどんな小さな仕事でも構わないので、自分がやっている仕事のリストアップから始めます。その後は引き継ぎのポイントをおさえながら資料作成などを進めてみてください。また、引き継ぎ後は、実際に後任担当者が業務にとりかかるタイミングで、「分からないことがないか」「引き継ぎもれがないか」などのケアを忘れないようにすると良いでしょう。

（2019年1月現在）